Die Verwaltung gewerblicher (Miet-)Objekte – Teil I (Burbulla, MietRB 2022, 210)

Die Verwaltung gewerblicher (Miet-)Objekte stellt in rechtlicher, tatsächlicher und baulicher sowie wirtschaftlicher Hinsicht eine Herausforderung dar. Exakte und detaillierte Vorgaben im Verwaltervertrag sind daher wichtig, zumal der Verwaltervertrag im BGB nicht explizit geregelt ist. Die wesentlichen Regelungspunkte im Verwaltervertrag werden in diesem Beitrag behandelt. Teil I betrifft die zu regelnden Leistungspflichten des Verwalters, Teil II die in der Praxis gängigen Vergütungsmodelle, Mitwirkungspflichten des Auftraggebers und Haftungsfragen.

I. Einleitung
II. Rechtsnatur des Verwaltervertrages
III. Form des Verwaltervertrages
IV. Laufzeit, Vertragsdauer und Kündigung
V. Pflichten des Verwalters (Leistungskatalog)
1. Begriffsbestimmungen
2. Kaufmännische Verwaltung
a) Vermietung
b) Allgemeine kaufmännische Verwaltungstätigkeiten
3. Technische Verwaltung
a) Regeltätigkeiten im Bereich der technischen Verwaltung
b) Weitere (alternative) technische Verwaltungstätigkeiten
4. Rechtliche Verwaltung
5. Berichterstattung (Reporting)
6. Werbegemeinschaften
7. Einhaltung von Betriebs- und Öffnungszeiten


I. Einleitung
Die Verwaltung gewerblicher (Miet-)Objekte betrifft eine komplexe und vielschichtige Tätigkeit, die je nach Größe des Objekts und Umfang der Leistungen des Verwalters variiert. Für den „Erfolg“ einer Immobilie ist sie immens wichtig. Der Verwalter wird nämlich zu einem wichtigen Teil des Gebäudemanagements, also der Gesamtheit der Leistungen der kaufmännischen, rechtlichen, technischen und infrastrukturellen Verwaltung. Gerade bei Gewerbeimmobilien sind für den Verwalter in diesem Zusammenhang neben (miet-)rechtlichen vor allem auch bauliche Kenntnisse von besonderem Belang. Denn die Gewerbeimmobilienverwaltung beschränkt sich regelmäßig nicht auf die Betreuung eines Bestandes und die Erledigung der damit einhergehenden Aufgaben. Der Fokus liegt vielmehr auf den baulichen Gegebenheiten, da Mängel sowohl die Funktion des Gebäudes als auch die Mietsache beeinträchtigen und sich somit unmittelbar auf Umsatz und Gewinn der Mieter auswirken können. Der Immobilienverwalter ist insoweit ein „Kümmerer rund um die Immobilie“, d.h. er überwacht, veranlasst und organisiert und das nicht selten „zur Unzeit“. Der Umfang der Leistungen des Verwalters ist im Verwaltervertrag zu regeln. Fragen nach der Ausgestaltung des Verwaltervertrages sind Gegenstand dieses Beitrages.

II. Rechtsnatur des Verwaltervertrages
Der Verwaltervertrag ist im BGB nicht ausdrücklich geregelt. Für gewerbliche (Miet-)Immobilien handelt es sich bei dem Verwaltervertrag in der Regel um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB), der sich aus Elementen des Auftragsrechts (z.B. Einholung von Angeboten für eine Sanierung), Dienstvertragsrecht (z.B. regelmäßige Begehung des Objekts) und Werkvertragsrecht (z.B. Vorlage einer Jahresabrechnung für die Nebenkosten) zusammensetzt. Die werkvertraglichen Elemente treten regelmäßig hinter dem dienstvertraglichen Charakter des Gesamtvertrages zurück.

III. Form des Verwaltervertrages
Gesetzliche Formvorschriften für den Verwaltervertrag bestehen nicht. Der Verwaltervertrag kann also auch mündlich oder konkludent abgeschlossen werden, was jedoch schon aus Beweisgründen und im Hinblick auf den umfangreichen Leistungskatalog eines Verwaltervertrages nicht zu empfehlen ist. Vielmehr sollte der Verwaltervertrag stets in Schriftform (§ 126 BGB) abgeschlossen werden.

IV. Laufzeit, Vertragsdauer und Kündigung
Bei der Vereinbarung über die Laufzeit des Verwaltervertrages (Vertragsdauer) sind die Parteien weitgehend frei. Sie können eine bestimmte oder unbestimmte Laufzeit vereinbaren. Fehlt es an ausdrücklichen Regelungen zur Vertragslaufzeit, gelten über § 675 BGB die §§ 611 ff. BGB mit den dortigen Kündigungsregelungen, also das jederzeitige Kündigungsrecht (§ 621 BGB), und die außerordentlichen Kündigungsrechte gem. §§ 626, 627 BGB. Neben den gesetzlichen Kündigungsrechten vereinbaren die Parteien des Verwaltervertrages häufig auch vertragliche Sonderkündigungsrechte, regelmäßig für den Fall, dass es zu einer Grundstücksveräußerung (entweder im Rahmen eines Share- oder eines Asset-Deals) kommt.

Musterformulierung Sonderkündigungsrecht bei Objektveräußerung:
Im Falle einer Veräußerung des Objekts und/oder der Übertragung auf einen Rechtsnachfolger ist der Auftraggeber berechtigt, diesen Verwaltungsvertrag außerordentlich zu kündigen (Sonderkündigungsrecht). Das Sonderkündigungsrecht ist mit einer Frist von...